Montar seu próprio negócio não é uma tarefa fácil. Hoje em dia, o mercado está muito competitivo, há uma gama enorme de empresas das mais diversas categorias. Sendo assim, para se destacar no mercado, você deve ser o mais preparado e planejado possível, uma vez que planejamento é o pilar para que qualquer empreendimento tenha resultados satisfatórios.
Dessa maneira, é primordial que sejam muito bem escolhidos seus fornecedores e colaboradores. Além disso, conhecer o seu público alvo para atingi-los da melhor maneira possível. E mais do que nunca, seu empreendimento deve ser muito bem organizado e estruturado.
Por isso que o mapeamento de processos é de extrema importância. Aplicando-o de forma correta e com constância na sua empresa, é possível reconhecer prováveis erros no seu processo produtivo. Ademais, identificar pontos a serem melhorados ou alterados, e por fim, atingir o máximo da sua produção no final do mês, inclusive, aumentar seu lucro.
Para saber mais sobre mapeamento de processos e como aplicá-lo na sua empresa, continue a leitura.
O que é mapeamento de processos e quais seus objetivos?
Mapeamento de processos é considerado uma ferramenta essencial de gerenciamento que tem por objetivo ilustrar toda a cadeia produtiva. Nesse sentido, é essencial visualizar passo a passo da produção, as pessoas e recursos envolvidos diretamente a ela. Além disso, o que é produzido em cada etapa desse processo, para identificar os pontos fracos destas operações e implantar melhorias, ou até mesmo novas estratégias de forma mais eficaz para elevar o nível de eficiência do seu empreendimento.
É de suma importância reconhecer que para ter um bom gerenciamento empresarial, objetivando um bom retorno ao final do mês, seu empreendimento deve ser muito bem estruturado e padronizado. Visto que o retorno ao término do mês depende apenas do bom funcionamento da sua cadeia produtiva.
Sendo assim, para aplicar o mapeamento de processos na prática é necessário ilustrar cada etapa da cadeia produtiva, descrevendo e analisando criteriosamente cada atividade realizada para alcançar as metas e os objetivos da gestão.
Benefícios do mapeamento de processos:
Reconhecer falhas: identificar alguma etapa do processo que não está funcionando como deveria e posteriormente corrigi-la.
Identificar os responsáveis por cada atividade, de modo a esclarecer os papéis dentro da empresa e evitar retrabalhos, assim melhorando o controle da produção;
A partir de uma divisão de tarefas mais detalhada e explícita, é possível visualizar o que realmente pode contribuir para melhorar a produção. Sendo assim é possível tornar esses processos mais rápidos/ágeis, alcançando melhores resultados e assim, aumentando a produção;
Prever os recursos necessários para a produção, incluindo fornecedores, funcionários, tempo de produção, dentre outros, de modo a padronizar os processos, garantindo seu controle e monitoramento;
Aumentar a qualidade: resultado imprescindível para impactar seus clientes;
Visto alguns dos benefícios que o mapeamento de processos pode oferecer à sua empresa, é notória sua contribuição na produção de qualquer empreendimento. Aposto que agora você gostaria de saber como aplicar essa técnica na prática, não? Por isso, vamos falar um pouco mais de como implantar uma das inúmeras possibilidades de utilização dessa ferramenta na sua empresa.
Como aplicar o mapeamento de processos no seu negócio?
O mapeamento de processos, por meio de fluxogramas, é bem intuitivo e ilustrativo. Por isso, é uma grande opção para implementar esta ferramenta no seu empreendimento. Para criação do fluxograma você pode aplicar questionários direcionados a alguma etapa que você deseja alterar, por exemplo, posteriormente esse questionário poderá ser usado como “check-list” para cada etapa da sua cadeia produtiva e analisar se você atingiu seu objetivo.
Uma grande dica para iniciantes no mapeamento de processos seria dar maior ênfase para as etapas consideradas principais para sua produção, uma vez que estas estão diretamente relacionadas ao produto final que será entregue ao seu cliente.
Para aplicar esta técnica na prática é necessário detectar tudo o que está relacionado ao seu processo produtivo: funcionários (operadores, os que realizam o trabalho), fornecedores, clientes e supervisores (responsáveis por analisar o trabalho).
Entender seu negócio
Antes mesmo de focar em algum ponto específico, é preciso olhar o seu negócio num âmbito geral. Entender como seu empreendimento funciona.
Determinar o objetivo de cada processo
Objetivo é aquilo que deve ser buscado, portanto esta etapa é primordial para futuramente percebermos onde existe algum erro, já que se você não atinge o objetivo estipulado, algo está errado.
Identificar o problema
Descubra o problema que deverá ser resolvido.
Analise todas as atividades envolvidas
Pode ser que sequenciar as etapas da sua produção lhe ajudem a lembrar de todos os passos e equipes envolvidas na sua produção. Sendo assim, determine quem faz cada etapa, e quando.
Determine os limites iniciais e finais
Seria onde e quando o processo inicia e termina. O início engloba desde a entrada de insumos que serão usados na cadeia de produção. E o fim é o produto final, ou seja, o bem final que esses insumos se tornaram.
É possível identificar essa saída através dos questionários realizados pelos seus clientes e análise de pesquisas de satisfação.
Determine e ponha em ordem os passos da sua produção
Considerando todas as informações obtidas até agora, é hora de montar o fluxo de trabalho da sua cadeia produtiva. É importante considerar cada atividade realizada por cada grupo de funcionários e setores diferentes. Vale ressaltar que a ordem das ações implica no resultado, já que sua produção respeita uma ordem. Além disso, você deve montar esse fluxo com base na sua ordem de produção.
Desenhar símbolos e ícones intuitivos
Símbolos e ícones irão ilustrar de forma mais intuitiva o seu fluxograma. A construção dos fluxogramas obedece a uma simbologia padrão, de modo a facilitar o entendimento desses mapas.
- Símbolos ovais: indicam início ou interrupção de um processo;
- Retângulos: indicam uma atividade que deve ser realizada;
- Setas: direcionam o fluxo;
- Losangos: indicam um ponto onde se deve ter uma tomada de decisão. Todas as opções de resposta devem estar no fluxograma e indicadas por setas;
- Paralelogramo: indicam entrada de recursos e saída de resultados.
Finalizar o fluxograma
Nesta etapa, você deve olhar o fluxograma por inteiro e revisar cada etapa. É válido, também, analisar o fluxo com outras pessoas relacionadas a sua produção, como funcionários e supervisores, já que estas pessoas podem ter uma visão um pouco mais aprofundada da cadeia produtiva.
Faça questionamentos a você mesmo: O processo de produção está sendo feito como realmente deveria? Seus funcionários e supervisores seguirão o planejamento à risca? Todos concordam com o planejamento? Falta algo? Algo a retirar ou incrementar?
É interessante datar o fluxograma, acrescentar gráficos, anotações e títulos. Isso porque esta é uma importante ferramenta de acompanhamento da produção e poderá compará-la com futuras.
Conclusão
É possível perceber o quão importante é o mapeamento de processos e quanto ele pode melhorar seu empreendimento. Visto que é uma ferramenta de gestão moldável ao seu empreendimento, ele lhe garantirá um bom planejamento e controle das suas atividades.
Dessa forma, metas e objetivos estipulados no início do fluxograma são facilmente alcançadas ao seu final, seguindo o modelo à risca. Aplicando o modelo no seu estabelecimento, novos caminhos para evolução são descobertos e aperfeiçoados, assim como a identificação e solução dos problemas que já são enfrentados no seu negócio.
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